Muitas empresas que passaram a adotar o workflow dentro dos seus processos conseguiram resultados incríveis e rápidos.

Isso porque existe uma necessidade iminente nos colaboradores e gestores de saberem em qual etapa estão dentro de um projeto.

É bem comum alguma pessoa se queixar se está cansada da rotina de trabalho. Se pararmos para observar as conversas de roda em bares e restaurantes é nítido as pessoas comentarem sobre trabalho dobrado, falta de comunicação ou desorganização.

Isso ocorre porque não foi estabelecido o que chamamos de fluxo de trabalho, ou seja, um workflow de qualidade.

Há muita informação nas mãos de poucas pessoas quando falamos da estruturação e andamento de um determinado projeto.

Caso você não tenha se ligado no que estamos falando, pode ter ouvido falar de workflow com outras palavras. Talvez como automação de processos de negócio ou organização de processo por meio de sistemas de TI.

Toda e qualquer tarefa de uma empresa seja um plano de marketing ou um conserto de TV Philips é exigido o que chamamos de fluxo de trabalho,e é esse assunto que estaremos abordando ao longo deste artigo.

Entendendo os workflows

Um workflow, como já dissemos, é o fluxo de trabalho, ou seja, a forma como as pessoas realizam suas funções dentro dos processos de uma empresa.

Cada colaborador precisa entregar uma série de tarefas e ele precisa saber quando, como e porque fazer isso.

Por isso, ele pode ser montado dentro dos processos internos da empresa para estabelecer o que chamamos de rotina de trabalho ou ser utilizado dentro de um projeto especial que acabou de ser adquirido pela empresa.

A sequência das tarefas de um workflow são decisivas para o sucesso de algum determinado projeto ou ação de uma empresa.

Portanto, tenha em mente que é um compilado de tarefas que envolvem todo um projeto.

Imagine uma empresa de instalação de sensor indutivo PNP. Os técnicos responsáveis pela instalação são especialistas em realizar essa função, mas existe uma série de tarefas a serem cumpridas até que a instalação de fato seja feita.

Isso é o que chamamos de esteira de serviços, ou seja, o seu trabalho precisa atender diversas demandas dos seus clientes em diversos momentos sem gerar excesso de trabalho para os colaboradores.

Como resultado de todas essas ações haverá a melhor efetivação das ideias de serviço, além da redução de desperdícios causados pelo trabalho dobrado.

Portanto, evita confusões e todos se sentem mais integrados em todas as ações da empresa.

Como fazer um workflow?

Dito isso, agora que já sabemos o que é um workflow e sua importância dentro dos processos internos e externos da empresa, veremos o que é necessário para a montagem de um fluxo de trabalho contínuo.

Em outras palavras, vamos aprender a como fazer o nosso um workflow.

1- Análise dos processos da sua empresa

A compreensão dos processos que envolvem a sua empresa é essencial para a montagem de um workflow de qualidade.

É bem comum que muitos líderes não saibam quais são todos os processos que compõem a realização de um determinado processo.

A situação piora quando eles não sabem nem quem são as pessoas que fazem os blocos de concreto de encaixe, ou seja, os envolvidos tanto na administração das tarefas quanto as pessoas que as realizam.

Se você deseja criar um workflow de qualidade para a sua equipe que possa atender as necessidades reduzindo o desgaste da sua equipe, será preciso fazer uma análise processual e entender tudo que envolve o seu projeto.

Esse processo precisa ser repetido em todas as esferas que compõem uma empresa, pois não estamos falando de um único setor, mas de todos os outros que estão integrados a sua empresa.

Não basta que apenas um setor seja organizado e os demais acabam atrasando todo o trabalho feito anteriormente com qualidade.

Tudo precisa estar fluindo normalmente sem interrupções como uma luminária para oficina que funciona 24 horas por dia.

2 – Defina os responsáveis

Por mais integrada que seja a sua equipe é preciso que exista as referências de liderança dentro delas e todos precisam saber quem são.

As pessoas precisam ter alguém as liderando para diversas esferas da vida, inclusive a profissional.

O colaborador precisa ter em seus líderes alguém para recorrer em caso de dúvida e além disso ter alguém para se inspirar. Esse ambiente precisa ser criado para que o workflow flua sem problemas.

Dentro dos processos haverá a necessidade de ter alguém para liderá-los e fazer com que o workflow siga sem mais problemas.

Esses responsáveis terão contato direto com outros líderes que podem ou não lidar com assuntos considerados mais importantes.

A parte desse processo é deixar bem estipulado a hierarquia, logo, se existe a necessidade da criação de um fluxograma é nítido que será preciso apresentar o organograma da empresa e setor para todos.

Caso a sua empresa já exista e você esteja tentando implementar um workflow agora, busque por pessoas que atendam aquilo que você busca como líderes.

Não tenha receio de fazer trocar caso enxergue a necessidade, afinal, mudanças são necessárias como persiana teto em residências novas e modernas.

3 – Defina o início do processo

É importante que você avise a todos sobre o início de um novo projeto, afinal, a comunicação é essencial no andamento do workflow.

Por mais óbvio que possa parecer, alguém pode estar em um dia difícil e simplesmente esquecer.

Por mais tecnológico que possa ser o seu sistema, ele ainda depende de pessoas para ser manuseado, por isso, avise por e-mail ou monte uma reunião avisando todos os integrantes daquele processo ou projeto de que está iniciando uma etapa nova.

Fazer isso é como colocar uma cobertura para carros em lona para proteger da chuva, pedras ou qualquer coisa que possa danificá-los, no caso das empresas podemos relacionar com a qualidade do trabalho, excesso de tarefas atrasadas e afins.

4 – Listando ações, desvios e tarefas

Aqui é o momento em que serão listadas todas as tarefas ações e possíveis desvios que o workflow deverá seguir.

A responsabilidade de mantê-los em linha é dos líderes que foram definidos anteriormente.

Defina tudo que deve ser feito, por exemplo, deste modo:

1. Análise dos resultados das ações;
2. Reunião para definição dos próximos objetivos;
3. Criação do projeto definido na reunião;
4. Separação das tarefas para cada setor.

Esse é um método simples de definir o que será feito dentro daquele determinado dia após o término de um projeto e o início de outro.

Desta maneira as equipes responsáveis conseguem ter um norte maior do que deve ser feito.

5 – Defina e indique o final

Do mesmo modo que foi definido o início é preciso que seja definido o fim para que o ciclo seja finalizado.

Não necessariamente o término de um processo seja o fim do projeto, mas todos devem estar devidamente indicados no seu workflow.

Pense que a sua empresa recebeu e distribuiu uma bobina térmica para ECF, mas o cliente questiona sobre a instalação.

Caso a sua empresa faça a instalação o término do projeto fica para quando ela for instalada, assim como uma entrega de relatório.

Se a sua empresa não faz a instalação, você avisa o cliente que deve procurar por outro serviço. No caso o seu processo termina na entrega do produto.

Indicar o fim é importante para que todos saibam até onde precisam trabalhar e investir em melhorias.

Vantagens de um workflow

Dito isso, agora que já sabemos montar o workflow poderemos após sua implementação colher os frutos que são justamente as vantagens que a sua empresa irá obter.

Começando pela maior facilidade na colheita de informações, afinal a comunicação entre as equipes estarão melhor desenvolvidas e consequentemente será mais fácil de trocar e-mails entre outros setores sobre determinadas ações a serem realizadas.

Passando agora pela melhoria das decisões tomadas, pois o foco das equipes estará em entregar resultados e não ficar consertando erros processuais. Você consegue ter mais tempo para pensar, criar e decidir.

Isso tudo é fruto de mais uma vantagem gerada pelo workflow que é o planejamento estratégico obtido.

Veja, as pessoas buscam sempre pela melhor comunicação visual para carros e isso pode ser refletido também no meio profissional.

Olhar para sua equipe e saber que pode contar com ela justamente pelo processo desenvolvido funcionar bem é algo totalmente necessário.

Por fim, ainda podemos citar a melhoria no processamento das informações que ocorre de forma mais transparente, ou seja, um erro fica tão nítido que não há o porquê de esconder.

Logo, ele é rapidamente corrigido assim como o surgimento de imprevistos.

No ramo de logística, por exemplo, ocorre da carga não chegar ao galpão devido um acidente.

Caso isso ocorra já deve existir um protocolo para lidar com isso sem a necessidade de esconder o ocorrido ou deixar de avisar as pessoas que estão esperando. Todas as vantagens são obtidas quando há um workflow de qualidade.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.