Atualmente é preciso saber gerir uma empresa digitalmente, se você quiser estar em dia com as transformações. 

Até porque, nenhum dono de empresa ou gestor de equipes pode ignorar como o mundo tem sido transformado pela tecnologia.

Isso vale para o mundo, de modo geral, mas, especialmente, para o universo corporativo, que nas últimas décadas viu surgirem conceitos como:

• Indústria 4.0;
• Internet das Coisas;
• Computação na Nuvem;
• Conexão 5G.

Lembrando que uma transportadora de mudanças residenciais jamais poderá se digitalizar 100%.

Isso porque sua operação principal consiste em uma prestação de serviço presencial, que não pode ser substituída por softwares, programas ou automatização corporativa.

De qualquer modo, não apenas alguns modelos de negócio permitem uma digitalização total de sua rotina, dispensando inteiramente a necessidade de escritórios e infraestrutura física própria, como os modelos mais antigos também permitem um sistema misto.

Sendo assim, mesmo que não dê para implementar uma transformação radical, é possível digitalizar aqueles setores mais administrativos, como marketing, finanças, diretoria e até recursos humanos (atualmente até o recrutamento pode ser por videoconferência).

Portanto, se vamos falar sobre uma rede de empresa de limpeza hospitalar, fica claro que os funcionários mais operacionais ficarão na linha de frente, responsáveis por todo deslocamento e aplicação presencial, ao passo que os outros serão remotos.

Mesmo esse formato misto tem um alto potencial de trazer vantagens revolucionárias para uma empresa.

Uma das provas disso nós vemos no crescimento que o home office tem verificado nos últimos anos, segundo várias pesquisas recentes.

Uma das principais foi realizada pelo próprio IBGE, via IPEA (Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada), atestando que 11% dos brasileiros trabalhadores já aderiram a essa modalidade.

Em números totais isso supera a casa dos 8,2 milhões de habitantes, ou seja, o trabalho doméstico cresce tanto assim justamente por conta dos benefícios que ele pode oferecer.

Por isso, decidimos escrever este artigo, explicando melhor como gerir uma empresa de forma online.

Além disso, exploramos quais são as principais razões para você ter uma empresa no ambiente digital.

Além das vantagens de curto e longo prazo para migrar um negócio para esse modelo tão disruptivo que é o do universo virtual.

Portanto, seja para um negócio que pode ser 100% convertido ou um que faz instalação de display de mesa papel, e vai operar pelo regime misto, basta você seguir adiante na leitura deste post, entendendo de uma vez por todas esse assunto fascinante.

O que é e por que fazer?

Ao ouvir falar em empresa online alguns podem pensar logo nas lojas virtuais e nos e-commerces, em geral, que são plataformas voltadas para o comércio eletrônico.

Contudo, esse não é o único conceito existente atualmente, já que mesmo uma empresa que não vende nada pela internet pode entrar nisso a que nos referimos quando falamos sobre “gerir uma empresa de forma online”, conforme título deste artigo.

De qualquer modo, o ponto bacana é que nos dois casos os procedimentos para realizar uma gestão eficiente são os mesmos, haja vista que o segredo de ambos vai ser conseguir lidar remotamente com pessoas e processos.

Por exemplo, a fábrica da guitarra flying V Jackson pode operar pelo sistema misto, precisando delegar tarefas e funções ao pessoal do administrativo que vai operar via home office, tocando a rotina de forma online.

Ao passo que uma loja virtual ou marketplace que vende a mesma guitarra também vai precisar delegar tarefas e funções para funcionários que operarem remotamente.

Isto quer dizer que a implementação dos dois modelos de negócio pode ser diferente, mas em termos de segredos sobre como gerir a empresa ambas são idênticas.

Quem afirma essa tese é Marcus Lemonis, multiempresário e multimilionário norte-americano, atual CEO da Good Sam Enterprises, uma autoridade no assunto.

Adiante vamos aprofundar as dicas de gestão online que ele criou no mercado.

Os 4 Ps da gestão universal

Como vimos acima, gerir uma empresa de forma online é algo que pode ser feito por meio de vários modelos de negócio.

Entretanto, é preciso tomar cuidado, pois tudo aquilo que abre portas de oportunidades também traz desafios.

Tal como a internet, que democratizou o acesso ao marketing, mas ao mesmo tempo aumentou formidavelmente a concorrência entre as marcas ali presentes.

Basta pesquisar algo como plastificação de documentos para perceber que em poucos segundos surgem centenas de soluções prestando esse serviço perto da gente, de modo que só os melhores vão se destacar.

No caso da metodologia ou filosofia de trabalho criada por Marcus Lemonis, o que temos são quatro colunas fundamentais que ajudam os donos e gestores a começarem a ver seu próprio negócio de modo diferenciado, sendo elas:

• Product: o produto;
• Process: o processo;
• People: as pessoas;
• Performance: desempenho.

Sendo assim, antes de tudo vem um produto (ou serviço), que nada mais é do que a ideia original que o fundador da empresa teve, sozinho ou com seus sócios fundadores.

Em torno disso surge um processo, que é o modo como o produto vai se tornar uma realidade que pode ser produzida, replicada e comercializada.

Para executar isso, surgem as pessoas, tanto na estratégia e execução quanto na operação.

Por fim, vem a performance, que nada mais é do que o resultado ou lastro que surge entre as três colunas anteriores, como modo de dar um diagnóstico total para a saúde da empresa, especialmente quando falamos em gestão de forma online.

Justamente porque sem métricas, análises e monitoramento seria impossível garantir a solidez e sustentabilidade das operações geridas remotamente.

Use a tecnologia a seu favor

Uma dimensão absolutamente fundamental para a gestão de forma online é a tecnologia, sem a qual essa tendência nem sequer teria surgido.

Afinal, como os funcionários poderiam operar desde casa sem um computador conectado à internet? Porém, esse foi apenas o primeiro passo da revolução, sendo que as plataformas online e os programas de gestão de trabalho vieram muito tempo depois.

Só mais recentemente, com a revolução da Cloud Computer, que é a Computação na Nuvem, as telas de trabalho se tornaram realmente dinâmicas e tão eficientes.

Antes o escritório de uma empresa de limpeza pesada precisaria ficar trocando e-mails com um colaborador se quisesse falar com ele digitalmente.

O máximo que poderia ser feito era acessar uma sala de bate-papo, mas com várias limitações de comunicação, sigilo e segurança.

Hoje, com Programas de Gestão de Trabalho, é possível criar ambientes de trabalho com login e senha para cada funcionário.

Assim, o gestor gera atividades, delega funções, cria deadlines, acompanha o avanço do trabalho, dá feedbacks pontualmente, e tudo isso de modo remoto, com total segurança.

Como o programa roda na Nuvem, as atualizações são simultâneas na tela de todos os usuários logados, independentemente do endereço em que estiverem, em qualquer canto do mundo.

O poder da customização

Além das plataformas que implementam Programas de Gestão de Trabalho de forma online, é preciso contar com soluções específicas e customizadas para cada empresa.

Na verdade, o grande segredo da gestão online está justamente nisso, pois é assim que uma empresa passa a dominar os quatro pilares de que falamos acima, levando em conta suas especificidades operacionais e estratégias, em vez de generalizar.

Naturalmente, a operação de uma empresa que faz manutenção de automóveis pode ser consideravelmente diferente se comparada à operação de uma papelaria.

Sendo assim, embora em termos gerais os princípios de gestão sejam os mesmos, o profissional que se destaca é aquele que consegue encarnar a eficiência do princípio geral em seu caso específico.

Quanto mais esse ponto ficar claro, mais o produto, o processo, as pessoas e a performance vão conseguir se harmonizar, gerando uma sinergia incrível no modelo gerido remotamente, de forma online.

Os principais softwares

O exemplo máximo da customização para gerir uma empresa de forma online são os ERPs (Enterprise Resource Planning), que fazem o Sistema de Gestão Integrada.

Assim os líderes conseguem ter o controle quase que manual de todas as operações que precisam ser executadas rotineiramente, seja qual for o setor corporativo.

Se quiser dar um passo de excelência, implemente softwares em cada setor, como o CRM no caso das vendas, fazendo uma ponte entre marketing e comercial.

Sigla para Customer Relationship Management, essa solução faz, justamente, a Gestão de Relacionamento com o Cliente, priorizando a comunicação e a segurança.

Assim, se ele contrata um serviço de higienização de ar condicionado split, a empresa inteira fica sabendo do pedido, tanto os funcionários presenciais quanto os operadores do sistema online, permitindo uma gestão remota muito mais eficiente.

Outro exemplo seria o de um e-commerce, que pode usar um CMS (Content Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Conteúdo) para gerir as páginas de conteúdo, bem como a loja virtual, atualizando automaticamente estoque, pagamento e despacho.

Conclusão

Em resumo, ao falar sobre como gerir uma empresa de forma online estamos falando de um avanço que pode reduzir gastos, otimizar processos, economizar nos custos e ampliar incrivelmente a eficiência e até a lucratividade da empresa.

Com os conceitos e conselhos que detalhamos acima, qualquer empresário ou gestor já pode dar seus primeiros passos nessa transformação, mudando a história do seu negócio.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.