Gerenciar um negócio é uma tarefa que exige organização, disciplina e objetivo em todos os seus processos.
No contexto digital, estruturar corretamente os procedimentos de um empreendimento gera impactos sobre a qualidade do atendimento e a autoridade da marca.
Processo é todo conjunto de ações que visam atingir um objetivo, configurando-se como um caminho de entrada em uma das pontas e saída em outra ponta. Em uma empresa, envolve a produção, a distribuição e o anúncio de um produto.
Neste conceito estão incluídos aspectos importantes para o sucesso de uma empresa, como a produtividade e o retorno sobre o investimento.
As múltiplas técnicas para gestão de processos buscam reduzir custos e maximizar receita.
A maior preocupação com a efetividade dos processos é um fenômeno impulsionado pela expansão do mercado digital, tornando a concorrência mais intensa pelo fornecimento de um mesmo item, como tanques misturadores.
Outro fenômeno próprio desta fase é a multiplicação de distribuidores de uma mesma indústria.
Dezenas de estabelecimentos comerciais na web vendem uma mercadoria idêntica, proveniente de um único fornecedor.
O desenvolvimento da malha logística com o crescimento de transportadoras particulares contribui com o alcance destas marcas no cenário digital, negociando com um mercado consumidor distante de suas sedes físicas.
Todos estes aspectos combinados exigem a implantação de inovações internas que aumentem a liquidez do negócio e o torne mais resistente às turbulências do cenário externo, incluindo crises econômicas e de reputação.
Delimitando os tipos de processos
Analisar os processos de uma empresa para tornar o negócio mais ágil é uma tarefa que exige a delimitação das atividades que são executadas no ambiente organizacional em torno de objetivos, buscando, então, a máxima integração entre estes.
O mapeamento das atividades da empresa começa com a esquematização dos setores de produção, marketing, atendimento, logística ou qualquer outro aspecto necessário para a fabricação, entrega e venda do produto lançado, como um serviço de entrega de marmita.
Segundo a teoria da Administração, a organização é uma das quatro funções basilares para a sobrevivência de uma empresa.
Responsável por definir a estrutura de cargos em uma empresa, a organização se divide entre linear, funcional, matricial e horizontal.
Linear e funcional: alta definição
Os estilos de organização linear e funcional são exemplos mais rígidos da delimitação de processos e tarefas em uma empresa.
Valorizam a hierarquia e a definição detalhada de atividades e limites, na maior parte das vezes, estruturados em departamentos.
Por apresentar uma mobilidade menor, essas estruturas podem ser vistas como pouco inovadoras e complicadas para colaboradores recém contratados.
No entanto, este modelo de delimitação é interessante quando se trata de tarefas muito técnicas.
No planejamento estratégico de uma empresa, definir processos passa pela criação de um objetivo maior e a quebra dele em pedaços menores, delegados a todo o ambiente organizacional. Considere um negócio que trabalha com construção de galpão comercial.
O objetivo principal deste empreendimento é oferecer estes galpões a um custo acessível para outras empresas que necessitam deste espaço para armazenamento de seus estoques e entregas, sendo esta a saída.
Portanto, é necessário definir uma entrada, e o planejamento estratégico define o orçamento de custos para a construção do espaço.
As despesas envolvem o insumo utilizado, obrigações tributárias como renovação de ANTT, equipamentos locados e a mão de obra necessária, sendo a entrada.
Definidas estão as pontas de um processo, esta veia principal deve ser quebrada em processos menores de modo que todos venham a convergir para o objetivo principal.
Para isso, é importante definir qual será a estrutura organizacional do negócio. Optando pela estrutura departamental, este percurso é transformado em vários processos, cada parte entregue a um departamento.
Cada grupo de departamentos vira um setor. O setor comercial, por exemplo, reúne os departamentos de produção, planejamento e pesquisa, responsáveis por fases diferentes de um produto final: o item a ser comercializado, funcionando perfeitamente.
Os estilos linear e funcional servem para assegurar que os processos sejam realizados exatamente como planejado pela diretoria da empresa, reduzindo o espaço para alterações.
Adequado para serviços que exigem a observância de normas muito específicas, como conserto de empilhadeira, estruturas organizacionais deste tipo são comumente vistas em grandes empresas, com alto número de funcionários.
Matricial e horizontal: incentivo à criatividade
Outro modo de definir os processos de uma empresa é através da organização matricial e horizontal, modelos de hierarquia mais fluídos que refletem em uma maior autonomia para os colaboradores.
Nesta estrutura, cada processo pode ser administrado por dois gerentes, unindo especialidades de cada um.
Estes processos de produção são montados visando um maior poder de adaptação, permitindo a inserção de modificações em qualquer etapa.
Ideal para a produção de itens personalizados, como softwares de controle para outras empresas, um processo de produção com liderança descentralizada está aberto a atualizações no projeto solicitadas pelo cliente ou por um novo cenário.
Estes modelos são aplicados comumente no mercado digital, seja na produção de aplicações, na entrega de produtos comercializados online ou na disponibilização de serviços, visto que este é um ambiente em constante transformação.
A rápida mutabilidade do mundo digital exige um sistema que seja capaz de acompanhar este ritmo de atualizações.
Sendo assim, é necessário modificar aspectos da estrutura organizacional para empresas já estabelecidas, mas pouco habituadas ao virtual.
Assim, a gestão de processos visa identificar problemas internos que se manifestam em reclamações externas, como:
- Baixa competitividade diante de concorrentes jovens;
- Assistência lento e confuso;
- Instabilidade de interfaces online, como páginas de cadastro;
- Baixa produtividade de funcionários.
Portanto, mapear os processos de uma empresa envolve analisar a estrutura organizacional e a distribuição de atividades em cada setor, aplicando conceitos administrativos do planejamento, direção e controle.
Aprimorando os processos de uma empresa
A aplicação prática de conceitos da administração pode ser exemplificada em atividades distintas, observando técnicas e ferramentas específicas para cada contexto.
É uma função que exige um olhar tão detalhista quanto em uma manutenção equipamento hospitalar.
Diagnóstico de pontas soltas
Se os processos de uma empresa pudessem ser comparados a um emaranhado de avenidas, um protocolo burocrático e ineficiente seria uma rua sem saída.
Desconectadas com a noção do todo, as pontas soltas sugam recursos e tempo de trabalho.
Uma empresa de produção alimentícia pode potencializar seus processos por meio do corte de pontas soltas em sua atividade interna, como o uso de equipamento defasado.
Os recursos podem ser reinvestidos na confecção de embalagem para biscoito caseiro. Uma ponta solta pode também ser uma delegação de tarefas inefetiva.
A criação de um software, por exemplo, deve ser supervisionada por uma liderança que aplique diretrizes mínimas para contratação de profissionais que usem uma linguagem atualizada.
Muitas pontas soltas em ambientes organizacionais são causadas pela falta de comunicação entre setores do negócio.
É importante que os gerentes de marketing saibam o que os gerentes de produção fazem para pensar na melhor abordagem do produto.
As causas mais comuns de má comunicação interna são:
- Departamentos que funcionam de maneira independente;
- Sobrecarga de tarefas para determinados funcionários;
- Métodos de recrutamento e seleção obsoletos;
- Planejamento estratégico lança diretrizes ambíguas.
No atendimento, uma das queixas mais comuns é a falta de conhecimento de colaboradores que fornecem informações desconexas e equivocadas, frutos dos ruídos de comunicação em sua base interna.
A percepção do trabalho deve ser da empresa como uma unidade, um corpo que trabalha em função de um objetivo em comum. As avenidas devem estar bem conectadas.
Firmamento de uma cultura de dados
A inclusão de ferramentas de coleta e tratamento de dados em ambientes organizacionais ainda é pouco expressiva no mercado nacional.
A ausência de uma cultura que valorize avaliações de desempenho com base em métricas objetivas prejudica os processos.
Parte importante do conceito de controle, a instalação de instrumentos que medem a atividade diária de uma empresa estão disponíveis sob a forma de softwares, modelos de relatório, plataformas de feedback e até fórmulas de cálculo.
Quando se trata de processos digitais, estabelecer uma cultura de dados é ainda mais decisivo para o sucesso do negócio.
Bancos de dados simples, construídos em ferramentas gratuitas são medidas suficientes para pequenas empresas, de fácil implementação.
Assim, diminui-se o risco de perda de informações importantes, melhora-se a qualidade da comunicação interna, permite a otimização das contratações futuras e do treinamento de colaboradores, além da constante atualização de técnicas de delegação de tarefas diárias.
Por fim, o conjunto de dicas explicadas neste artigo para melhoria de processos e otimização de um negócio podem se resumir em:
- Definir o tipo de estrutura organizacional;
- Aplicar modificações estruturais que sejam mais compatíveis com o produto;
- Monitorar as tarefas diárias;
- Eliminar burocracias e aspectos ineficientes dos processos;
- Melhorar a comunicação interna;
- Estabelecer bancos de dados e outras ferramentas digitais;
- Integrar os diferentes setores da organização.
Aplicando estas e outras medidas, uma tarefa contínua de criação, teste, implementação e avaliação de estratégias, o empreendimento será otimizado em seu desempenho interno, gerando resultados externos para o mundo digital, como:
- Rápido aproveitamento de oportunidades;
- Melhor relacionamento entre empresa e cliente;
- Atendimento e entrega mais eficientes;
- Ganho de reputação de marca;
- Maior valor agregado ao produto.
Por isso, a gestão de processos é fundamental para o funcionamento de qualquer empresa, esteja ela presente no mercado digital ou não, abrangendo lojas de conveniência com muitos funcionários ou um serviço online de lavagem de sofá a domicilio.
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Conclusão
Resumindo, tornar um negócio mais ágil no mundo digital é uma missão de dentro para fora, que exige a revisão dos processos internos de uma empresa.
Sendo assim, o conhecimento e a aplicação realista de conceitos da administração são essenciais para o sucesso desta tarefa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
