Automação de processos é um tema muito em alta dentro das empresas ultimamente, visto que esse recurso livra a organização de tarefas manuais e repetitivas, que demandam tempo e aumentam os gastos.
Uma loja deixar de registrar as vendas manualmente, o fluxo de caixa não precisa ser feito todos os dias após o expediente, a empresa não tem mais dúvidas sobre as informações em relação ao controle de estoque, dentre outras facilidades.
Mas, tudo isso só é possível por meio da automação de processos, fazendo com que o negócio seja mais robusto e menos dependente de ações humanas e manuais. Como resultado, também diminui riscos para a atuação no mercado.
A tecnologia envolvida nos processos de automação ajuda as organizações a crescerem, se desenvolverem e alcançarem seus objetivos.
Entretanto, mesmo sendo muito importante e compatível com a realidade atual, ainda existe muita dúvida sobre o assunto.
Mas é fundamental que gestores e empreendedores compreendam esse assunto, pois ele só tem a acrescentar e valorizar os negócios.
Neste artigo, saiba o que é automação de processos, sua importância, os benefícios para a corporação, por que você deve automatizar, os tipos mais comuns e alguns exemplos.
O que é automação de processos?
Automação de processos é uma opção para melhorar a gestão dos negócios, evitando atividades manuais que podem ser feitas pelas máquinas, permitindo que os colaboradores se dediquem a tarefas mais complexas.
Seu objetivo é agilizar a conclusão de alguns processos internos e com isso melhorar consideravelmente o desempenho do negócio. Mas, para que isso realmente funcione, é necessário ter planejamento e acompanhar continuamente as necessidades do negócio.
Importância da automação
Se uma empresa especializada em terceirização de mão de obra fizer a automação corretamente, por meio de bons recursos e estrutura, consegue transformar completamente a maneira como opera.
É uma forma de melhorar a continuidade no mercado, reduzir chances de erro e otimizar o tempo para a realização de cada tarefa.
Dentre os aspectos mais importantes da automação estão:
- Aumento da produtividade;
- Padronização de processos;
- Redução de custos;
- Diferenciação no mercado.
A automatização aumenta consideravelmente o desempenho do negócio e isso acontece porque ocorre uma melhora significativa em sua capacidade de produção.
Diversas tarefas manuais são eliminadas e isso acaba por reduzir o tempo necessário para cumprir as atividades. Ocorre um aumento considerável na eficiência das entregas e os colaboradores são alocados para processos estratégicos.
Em linhas gerais, é uma forma de fazer mais em menos tempo e melhorar consideravelmente os resultados.
O aumento da produtividade também está relacionado à capacidade de padronizar, algo que a empresa consegue a partir do momento em que automatiza suas ações.
Se um consultório de massoterapia tem tudo padronizado, consegue comparar etapas e entender o que funciona e o que não funciona.
Consequentemente, será mais consistente para os consumidores e vai evitar erros, afinal, o que é padronizado, dificilmente terá problemas.
Investir em automação não é um gasto, mas algo que vai trazer muitos retornos em curto, médio e longo prazo. Ocorre um aumento considerável na produtividade, ao mesmo tempo em que se economiza tempo.
A companhia não precisa contratar profissionais, mesmo que esteja diante de um aumento de demanda. Isso traz excelentes retornos sobre o investimento, melhora a empresa e traz novas possibilidades.
Hoje em dia, qualquer empresa que não investe em tecnologia pode cair no ostracismo, e esse investimento não se trata apenas de ferramentas e equipamentos de última geração, mas também da automação de processos.
Aumentar a produtividade em tarefas repetitivas direciona os esforços dos funcionários para questões estratégicas, como no caso do atendimento ao cliente. Tudo o que é feito terá mais qualidade e consistência, estando de acordo com as expectativas do cliente.
Benefícios da automação
A automação de processos traz muitos benefícios para um coworking perto de mim, assim como para qualquer outro modelo de empresa. Um desses benefícios é a possibilidade de integrar o recurso com o banco de dados.
A falta de comunicação interna entre o banco de dados e os vários setores da companhia, pode se tornar um grande problema. Mas, se você adotar um sistema que centraliza as informações, tudo se torna mais eficiente.
Um software de gestão ajuda a interpretar as informações e com isso melhora as tomadas de decisão para gestores e empreendedores.
No caso do setor de recursos humanos, fica mais fácil usar os indicadores financeiros para medir a produtividade dos funcionários.
As tecnologias de automação ajudam a registrar em tempo real todas as atividades da corporação. Em linhas gerais, o gestor consegue acompanhar o desenvolvimento dos processos e avaliar a execução das tarefas.
Um fabricante de afastador labial de borracha, por exemplo, terá acesso a relatórios sobre o controle de estoque, desempenho dos profissionais, número de vendas, dentre outras informações.
Isso acaba favorecendo as tomadas de decisão e ajuda o negócio a se manter no caminho certo para alcançar seus objetivos.
Mesmo que a redução de custo seja uma consequência de adotar um sistema de gestão, continua sendo o fator mais importante para os negócios.
Reduzir custos significa diminuir o uso de insumos, como no caso do papel que passou a ser substituído pelo armazenamento digital de arquivos.
Os processos se tornam muito mais ágeis, mas sem interferir no padrão de qualidade dos produtos e serviços. Nesse sentido, é possível atender uma demanda maior e garantir a mesma qualidade para os clientes.
Por que investir em automação?
Automação de processos é um recurso que está diretamente relacionado com a produtividade, otimização de resultados, gestão de equipes e segurança.
Trata-se de um investimento que um fabricante de linguiça bovina defumada faz para melhorar seu dia a dia e economizar tempo.
É necessário investir nesse processo para fazer mais com menos, aproveitando melhor o tempo e obtendo os melhores resultados.
Tipos de automação
É possível investir em diferentes tipos de automação. Uma delas é a automação de vendas, por meio de ferramentas que dispensam parcialmente ou totalmente o contato entre humanos e clientes e potenciais clientes.
Também existem as ferramentas de automação de marketing, capazes de otimizar as estratégias de captação e retenção de clientes. Quanto à automação de propostas, serve para os times comerciais utilizarem as planilhas de prospecção.
A automação de contratos gera, imprime e arquiva documentos de maneira flexível, segura e eficiente, enquanto a automação financeira traz uma boa visualização de métricas e controle financeiro.
Alguns exemplos de automação
Um escritório especializado em endereço virtual para abertura de empresa pode se inspirar nos seguintes exemplos para adotar a automação. Veja:
Integração automatizada de ERP
O sistema de gestão escolhido pelo negócio pode ser trabalhado diretamente com o ERP, agilizando processos críticos e obtendo mais informações.
Automação de planilhas
As planilhas são recursos usados por praticamente todas as empresas do mundo, depois mesmo com o desenvolvimento de novas plataformas e ferramentas que prometem substituí-las, continuam sendo insuperáveis.
Só que manter planilhas envolve muito trabalho manual, pois é necessário inserir dados em diferentes relatórios, copiar e colar números, formatar e manipular dados, dentre outras atividades.
Um negócio de laudo cautelar mais próximo pode usar um sistema para automatizar seus processos envolvendo as planilhas, sem a necessidade de macros ou códigos.
Automação de e-mail
O e-mail é um dos canais de comunicação mais importantes para empresas e clientes, sendo uma estratégia de marketing digital indispensável para os negócios que querem se comunicar e se relacionar com o público.
Existem várias ferramentas de automação de e-mail que permitem processar automaticamente as informações, de maneira rápida e eficiente.
É possível facilitar o compartilhamento de arquivos com tarefas que carregam documentos no SharePoint ou até mesmo enviar relatórios por e-mail para os interessados.
Aprovisionamento automatizado de usuários
Vários aplicativos precisam ser provisionados, toda vez que uma nova contratação acontece na empresa. Para uma empresa de marcação instrumentos cirúrgicos, isso também implica na necessidade de usar diferentes configurações de permissão.
Mas por meio de um software de automação de processos, todos esses procedimentos podem ser automatizados, além de manter os interessados por dentro de cada etapa.
Transferência de arquivos
Outro exemplo de automação é transferir arquivos em fluxos de trabalho maiores, além da possibilidade de criptografar e descriptografar os documentos e inserir informações em um sistema ERP.
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Considerações finais
O dia a dia das pessoas está cada vez mais corrido e elas não têm tempo a perder quando precisam de algum produto ou serviço, por isso, querem ser atendidas com rapidez e qualidade.
Para que possam atender às necessidades dos consumidores, as empresas precisam otimizar seus processos internos, e a melhor forma de fazer isso é por meio da automação de processos e todas as facilidades que ele traz.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
