{"id":16523,"date":"2021-08-19T16:00:00","date_gmt":"2021-08-19T19:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/agenciagentileza.com.br\/?p=16523"},"modified":"2021-08-19T16:00:00","modified_gmt":"2021-08-19T19:00:00","slug":"conheca-a-importancia-do-workflow","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/agenciagentileza.com.br\/blog\/conheca-a-importancia-do-workflow\/","title":{"rendered":"Conhe\u00e7a a import\u00e2ncia do Workflow"},"content":{"rendered":"\n

Muitas empresas que passaram a adotar o workflow <\/strong>dentro dos seus processos conseguiram resultados incr\u00edveis e r\u00e1pidos.<\/p>\n\n\n\n

Isso porque existe uma necessidade iminente nos colaboradores e gestores de saberem em qual etapa est\u00e3o dentro de um projeto.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 bem comum alguma pessoa se queixar se est\u00e1 cansada da rotina de trabalho. Se pararmos para observar as conversas de roda em bares e restaurantes \u00e9 n\u00edtido as pessoas comentarem sobre trabalho dobrado, falta de comunica\u00e7\u00e3o ou desorganiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Isso ocorre porque n\u00e3o foi estabelecido o que chamamos de fluxo de trabalho, ou seja, um workflow de qualidade.<\/p>\n\n\n\n

H\u00e1 muita informa\u00e7\u00e3o nas m\u00e3os de poucas pessoas quando falamos da estrutura\u00e7\u00e3o e andamento de um determinado projeto.<\/p>\n\n\n\n

Caso voc\u00ea n\u00e3o tenha se ligado no que estamos falando, pode ter ouvido falar de workflow com outras palavras. Talvez como automa\u00e7\u00e3o de processos de neg\u00f3cio ou organiza\u00e7\u00e3o de processo por meio de sistemas de TI.<\/p>\n\n\n\n

Toda e qualquer tarefa de uma empresa seja um plano de marketing<\/u><\/a> ou um conserto de TV Philips<\/strong><\/u><\/a> \u00e9 exigido o que chamamos de fluxo de trabalho,e \u00e9 esse assunto que estaremos abordando ao longo deste artigo.<\/p>\n\n\n\n

<\/a> Entendendo os workflows<\/h2>\n\n\n\n

Um workflow, como j\u00e1 dissemos, \u00e9 o fluxo de trabalho, ou seja, a forma como as pessoas realizam suas fun\u00e7\u00f5es dentro dos processos de uma empresa.<\/p>\n\n\n\n

Cada colaborador precisa entregar uma s\u00e9rie de tarefas e ele precisa saber quando, como e porque fazer isso.<\/p>\n\n\n\n

Por isso, ele pode ser montado dentro dos processos internos da empresa para estabelecer o que chamamos de rotina de trabalho ou ser utilizado dentro de um projeto especial que acabou de ser adquirido pela empresa.<\/p>\n\n\n\n

A sequ\u00eancia das tarefas de um workflow s\u00e3o decisivas para o sucesso de algum determinado projeto ou a\u00e7\u00e3o de uma empresa.<\/p>\n\n\n\n

Portanto, tenha em mente que \u00e9 um compilado de tarefas que envolvem todo um projeto.<\/p>\n\n\n\n

Imagine uma empresa de instala\u00e7\u00e3o de sensor indutivo PNP<\/strong><\/u><\/a>. Os t\u00e9cnicos respons\u00e1veis pela instala\u00e7\u00e3o s\u00e3o especialistas em realizar essa fun\u00e7\u00e3o, mas existe uma s\u00e9rie de tarefas a serem cumpridas at\u00e9 que a instala\u00e7\u00e3o de fato seja feita.<\/p>\n\n\n\n

Isso \u00e9 o que chamamos de esteira de servi\u00e7os, ou seja, o seu trabalho precisa atender diversas demandas dos seus clientes em diversos momentos sem gerar excesso de trabalho para os colaboradores.<\/p>\n\n\n\n

Como resultado de todas essas a\u00e7\u00f5es haver\u00e1 a melhor efetiva\u00e7\u00e3o das ideias de servi\u00e7o, al\u00e9m da redu\u00e7\u00e3o de desperd\u00edcios causados pelo trabalho dobrado.<\/p>\n\n\n\n

Portanto, evita confus\u00f5es e todos se sentem mais integrados em todas as a\u00e7\u00f5es da empresa.<\/p>\n\n\n\n

<\/a> Como fazer um workflow?<\/h2>\n\n\n\n

Dito isso, agora que j\u00e1 sabemos o que \u00e9 um workflow e sua import\u00e2ncia dentro dos processos internos e externos da empresa, veremos o que \u00e9 necess\u00e1rio para a montagem de um fluxo de trabalho cont\u00ednuo.<\/p>\n\n\n\n

Em outras palavras, vamos aprender a como fazer o nosso um workflow.<\/p>\n\n\n\n

<\/a> 1- An\u00e1lise dos processos da sua empresa<\/h3>\n\n\n\n

A compreens\u00e3o dos processos que envolvem a sua empresa \u00e9 essencial para a montagem de um workflow de qualidade.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 bem comum que muitos l\u00edderes n\u00e3o saibam quais s\u00e3o todos os processos que comp\u00f5em a realiza\u00e7\u00e3o de um determinado processo.<\/p>\n\n\n\n

A situa\u00e7\u00e3o piora quando eles n\u00e3o sabem nem quem s\u00e3o as pessoas que fazem os blocos de concreto de encaixe<\/strong><\/u>, ou seja, os envolvidos tanto na administra\u00e7\u00e3o das tarefas quanto as pessoas que as realizam.<\/p>\n\n\n\n

Se voc\u00ea deseja criar um workflow de qualidade para a sua equipe que possa atender as necessidades reduzindo o desgaste da sua equipe, ser\u00e1 preciso fazer uma an\u00e1lise processual e entender tudo que envolve o seu projeto.<\/p>\n\n\n\n

Esse processo precisa ser repetido em todas as esferas que comp\u00f5em uma empresa, pois n\u00e3o estamos falando de um \u00fanico setor, mas de todos os outros que est\u00e3o integrados a sua empresa.<\/p>\n\n\n\n

N\u00e3o basta que apenas um setor seja organizado e os demais acabam atrasando todo o trabalho feito anteriormente com qualidade.<\/p>\n\n\n\n

Tudo precisa estar fluindo normalmente sem interrup\u00e7\u00f5es como uma lumin\u00e1ria para oficina<\/strong><\/u> que funciona 24 horas por dia.<\/p>\n\n\n\n

<\/a> 2 – Defina os respons\u00e1veis<\/h3>\n\n\n\n

Por mais integrada que seja a sua equipe \u00e9 preciso que exista as refer\u00eancias de lideran\u00e7a dentro delas e todos precisam saber quem s\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

As pessoas precisam ter algu\u00e9m as liderando para diversas esferas da vida, inclusive a profissional.<\/p>\n\n\n\n

O colaborador precisa ter em seus l\u00edderes algu\u00e9m para recorrer em caso de d\u00favida e al\u00e9m disso ter algu\u00e9m para se inspirar. Esse ambiente precisa ser criado para que o workflow flua sem problemas.<\/p>\n\n\n\n

Dentro dos processos haver\u00e1 a necessidade de ter algu\u00e9m para lider\u00e1-los e fazer com que o workflow siga sem mais problemas.<\/p>\n\n\n\n

Esses respons\u00e1veis ter\u00e3o contato direto com outros l\u00edderes que podem ou n\u00e3o lidar com assuntos considerados mais importantes.<\/p>\n\n\n\n

A parte desse processo \u00e9 deixar bem estipulado a hierarquia, logo, se existe a necessidade da cria\u00e7\u00e3o de um fluxograma \u00e9 n\u00edtido que ser\u00e1 preciso apresentar o organograma da empresa e setor para todos.<\/p>\n\n\n\n

Caso a sua empresa j\u00e1 exista e voc\u00ea esteja tentando implementar um workflow agora, busque por pessoas que atendam aquilo que voc\u00ea busca como l\u00edderes.<\/p>\n\n\n\n

N\u00e3o tenha receio de fazer trocar caso enxergue a necessidade, afinal, mudan\u00e7as s\u00e3o necess\u00e1rias como persiana teto<\/strong><\/u><\/a> em resid\u00eancias novas e modernas.<\/p>\n\n\n\n

<\/a> 3 – Defina o in\u00edcio do processo<\/h3>\n\n\n\n

\u00c9 importante que voc\u00ea avise a todos sobre o in\u00edcio de um novo projeto, afinal, a comunica\u00e7\u00e3o \u00e9 essencial no andamento do workflow.<\/p>\n\n\n\n

Por mais \u00f3bvio que possa parecer, algu\u00e9m pode estar em um dia dif\u00edcil e simplesmente esquecer.<\/p>\n\n\n\n

Por mais tecnol\u00f3gico que possa ser o seu sistema, ele ainda depende de pessoas para ser manuseado, por isso, avise por e-mail ou monte uma reuni\u00e3o avisando todos os integrantes daquele processo ou projeto de que est\u00e1 iniciando uma etapa nova.<\/p>\n\n\n\n

Fazer isso \u00e9 como colocar uma cobertura para carros em lona<\/strong><\/u> para proteger da chuva, pedras ou qualquer coisa que possa danific\u00e1-los, no caso das empresas podemos relacionar com a qualidade do trabalho, excesso de tarefas atrasadas e afins.<\/p>\n\n\n\n

<\/a> 4 – Listando a\u00e7\u00f5es, desvios e tarefas<\/h3>\n\n\n\n

Aqui \u00e9 o momento em que ser\u00e3o listadas todas as tarefas a\u00e7\u00f5es e poss\u00edveis desvios que o workflow dever\u00e1 seguir.<\/p>\n\n\n\n

A responsabilidade de mant\u00ea-los em linha \u00e9 dos l\u00edderes que foram definidos anteriormente.<\/p>\n\n\n\n

Defina tudo que deve ser feito, por exemplo, deste modo:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. An\u00e1lise dos resultados das a\u00e7\u00f5es;<\/li>\n\n\n\n
  2. Reuni\u00e3o para defini\u00e7\u00e3o dos pr\u00f3ximos objetivos;<\/li>\n\n\n\n
  3. Cria\u00e7\u00e3o do projeto definido na reuni\u00e3o;<\/li>\n\n\n\n
  4. Separa\u00e7\u00e3o das tarefas para cada setor.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Esse \u00e9 um m\u00e9todo simples de definir o que ser\u00e1 feito dentro daquele determinado dia ap\u00f3s o t\u00e9rmino de um projeto e o in\u00edcio de outro.<\/p>\n\n\n\n

    Desta maneira as equipes respons\u00e1veis conseguem ter um norte maior do que deve ser feito.<\/p>\n\n\n\n

    <\/a> 5 – Defina e indique o final<\/h3>\n\n\n\n

    Do mesmo modo que foi definido o in\u00edcio \u00e9 preciso que seja definido o fim para que o ciclo seja finalizado.<\/p>\n\n\n\n

    N\u00e3o necessariamente o t\u00e9rmino de um processo seja o fim do projeto, mas todos devem estar devidamente indicados no seu workflow.<\/p>\n\n\n\n

    Pense que a sua empresa recebeu e distribuiu uma bobina t\u00e9rmica para ECF<\/strong><\/u>, mas o cliente questiona sobre a instala\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

    Caso a sua empresa fa\u00e7a a instala\u00e7\u00e3o o t\u00e9rmino do projeto fica para quando ela for instalada, assim como uma entrega de relat\u00f3rio.<\/p>\n\n\n\n

    Se a sua empresa n\u00e3o faz a instala\u00e7\u00e3o, voc\u00ea avisa o cliente que deve procurar por outro servi\u00e7o. No caso o seu processo termina na entrega do produto.<\/p>\n\n\n\n

    Indicar o fim \u00e9 importante para que todos saibam at\u00e9 onde precisam trabalhar e investir em melhorias.<\/p>\n\n\n

     <\/div>\n